ERP Pas Masalah Tuntas
Huaaam…Deni asyik menguap lebar-lebar. Aksi Deni yang tidak sungkan-sungkan itu menarik perhatian rekan di sebelah mejanya. Ia keluarkan se-sachet minuman dan cangkir dari laci kerjanya. Dituangkannya bubuk itu lalu ia bergegas melangkah ke dispenser. Setelah diaduk beberapa saat ia sodorkan kopi hangat itu ke rekannya itu yang tidak henti-henti menguap.
‘’Habis nonton bola tadi malam?’’ selidik Bung Pentas. Yang ditanya menggeleng. ‘’Bayimu nangis terus?’’ tebaknya. Deni lagi-lagi menggerakkan kepalanya kiri kanan. ‘’Lalu kenapa kok kayaknya kamu kurang tidur?’’ Tanya Bung Pentas tidak putus asa.
‘’Lembur ngerjakan proyek Tas,’’ jawabnya singkat sambil menyeruput kopi susu buatan Bung Pentas. Benak Bung Pentas kontan bertanya-tanya, pasalnya rekannya satu ini jarang terlihat di kantor lebih dari jam 17. Lantas proyek apa yang dikerjakan?!‘’Proyek apa sih Den?Kalau ada mbok aku diajak,’’ ujarnya sedikit iri. Berbeda dengan sikapnya semenit lalu, Deni langsung bersemangat menjelaskan proyek yang dikerjakannya. Ia diajak bergabung dengan teman-teman kuliahnya sebulan lalu untuk mengerjakan sebuah proyek yang cukup besar. Tidak tanggung-tanggung mereka menang tender untuk mengimplementasikan software berbasis enterprise resource planning, sebuah sistem aplikasi untuk menangani segala aktivitas perusahaan. ‘’ERP yang dimaksud itu seperti SAP yang kita terapkan di sini,’’ terang Deni yang disambut aksi manggut-manggut Bung Pentas.‘’Lho ERP itu kalian desain sendiri atau tinggal pasang saja kayak SAP?’’ Bung Pentas semakin penasaran. Deni menyambut keantusiasan rekannya dengan mencoret-coret kertas di hadapannya. ‘’Begini Tas,’’ ujarnya seraya menggambar kumpulan berkas. Selama ini perusahaan yang memberi kami order, kata Deni, bisnis prosesnya masih manual. ‘’Ada sih yang telah menggunakan program aplikasi tapi tidak terintegrasi,’’ jelasnya. Misalnya, bila unit A selesai mengerjakan laporan dan sebagian data laporan itu digunakan unit B maka unit B harus menginputkannya secara manual.‘’Wah kalau volume pekerjaannya semakin meningkat dan makin kompleks gawat dong?’’ komentar Bung Pentas.‘’Hebat, Kamu cepat tanggap Tas,’’ puji rekannya.Meski perusahaan itu perlu perubahan yang cukup cepat mereka tidak serta-merta mencomot ERP yang tengah populer untuk diterapkan di perusahaan mereka. ‘’Mereka memilih kami karena ERP yang kami tawarkan mirip dari segi bidang kerja, modul kegiatan dan yang terpenting platform sistem yang multi sistem operasi,mau Windows atau Linux bisa,’’ urai Deni panjang lebar. Meski mereka menyukai ERP yang ditawarkan Deni, bagian anggaran merasa berat dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk implementasi solusi berbasis teknologi informasi ini. ‘’Perusahaan itu akhirnya benar-benar mengontrak kami setelah kami mengeluarkan tiga jurus ampuh.’’ ‘’Kamu itu bisa melawak juga Den. Tiga jurus apa sih?’’ Pertama, tim Deni menawarkan sistem kontrak dengan sistem total packages agar user tidak repot bila suatu saat menambah modul baru. Iming-iming berikutnya, sistem concurrent license. ’’Istilahmu kok susah-susah Den, ’’ gerutu Bung Pentas. Dengan sistem concurrent license, satu lisensi bisa digunakan oleh banyak pengguna sekaligus. Yang terakhir, tambah Deni, kami berkomitmen untuk memberikan dukungan teknis bila ada permasalahan.
‘’Lha sekarang Kamu sibuk apa?’’ Cecar Bung Pentas.
Sekarang Deni cs telah mendapatkan blueprint global dari tim perusahaan yang terdiri dari orang-orang yang paham dengan proses bisnis mereka. Langkah berikutnya, mereka menyelaraskan modul-modul dalam ERP sesuai bisnis proses. Baru kemudian dujicobakan ke pengguna. ‘’Prosesnya masih panjang Tas. Setelah go live kami harus sosialisasi dan memberikan training kepada key user dari setiap bagian,’’ terang Deni. Key user itulah, tambahnya, yang akan melatih rekan-rekannya satu bagian‘’Sebenarnya apa manfaat ERP?’’
‘’Banyak Tas, bila ERP pas masalah perusahaan akan tuntas, seperti berkurangnya duplikasi dokumen dan hardcopy, tampilan standar dan alur kerja mudah ditelusuri,’ tandasnya. Bersamaan dengan berakhirnya diskusi Bung Pentas dan Deni, bel tanda mulai kerja berbunyi. Deni pun mengeloyor ke kamar mandi untuk cuci muka. [dimuat di Media TASPEN 84/2008]
Dewipuspasari's Weblog 